• TIC GESTION USUARIOS

    MANUAL PARA FACILITADORES

    INTRODUCCIÓN

    El módulo de TIC GESTIÓN IDU es un apoyo para las áreas del IDU en donde se podra registrar solicitudes de usuarios para creación, modificación o terminación de cuentas de usuarios en el directorio activo o en cualquier plataforma que se administre en la Subdirección Técnica de Recursos Técnologicos.

    Con este sistema se logra tener un proceso y servicio mas eficiente, eficaz que contribuye al uso y la optimización de los recursos, disminuyendo costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento y materiales.

    También se busca apoyar las políticas de cero papel que impulsa gobierno en linea buscando tener una reducción ordenada del uso de papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos que optimicen los procesos de las áreas.

    ACCESO AL MÓDULO

    Para ingresar al módulo, se debe ingresar a la URL http://openerp.idu.gov.co/ hacer click en el botón ubicado en la parte superior derecha de "iniciar sesión",

    Ingreso usuario

    En la ventana que se despliega se debe ingresar el mismo usuario y la contraseña de red:

    Ingreso usuario

    Al ingresar al módulo Gestión TIC, se podrá ver la lista de las solicitudes de usuario registradas por el araea y el estado en el que se encuentra hasta el momento:

    Lista de solicitudes de usuario

    CREACIÓN DE SOLICITUD DE USUARIO

    Para crear un registro de una solicitud de usuario, hay que hacer click en el botón "Crear":

    Creación solicitud

    Se abrirá un formulario en donde se registra la información relacionada con la solicitud, Hay 7 tipos de solicitudes:

    Creación solicitud

    Cuando el funcionario este creando la solicitud el formulario tomara automáticamente la dependencia del usuario que esté logueado en el momento:

    Es importante tener en cuenta que para crear la solicitud el estado del contrato debe ser "EN EJECUCION" y las fechas de inicio y finalización esten definidas (sólo si el tipo de solicitud es "Terminación" no se hace esta verificación).

    En caso de que el contrato no este creado en el sistema, hay que crearlo haciendo click en "Crear y Editar":

    Creación solicitud

    Se debe ingresar el número de contrato y se da click en "Guardar" como se observa en la imagen.

    Creación solicitud

    Se diligencian los campo sede del funcionario y piso ya que son campos obligatorios, opcionalmente se puede ingresar la extensión del funcionario.

    Creación solicitud

    Cuando el funcionario es de planta, se destilda el campo "Es prestación de servicios?" y en lugar de ingresar el número de contrato, se digita el número de identificación del funcionario, si el funcionario está creado, el sistema traerá el nombre, si no, el sistema buscará la información del funcionario según el número de identificación ingresado en el sistema Kactus, los demás datos se diligencian igual que en el caso de prestación de servicios.

    Cuando se deban asignar permisos o un perfil en una aplicación se debe ingresar en la opción “Añadir un elemento”

    Creación solicitud

    Estos permisos se pueden ir adicionando haciendo click en el botón "Grabar y Nuevo", se selecciona la Aplicación y si es necesario se puede digitar alguna observación como tipo de perfil o alguna característica del permiso especial, se selecciona "Guardar y cerrar" y se vincularan todos los permisos seleccionados.

    Creación solicitud

    En la siguiente imagen se puede observar que al funcionario se le otorgaron permisos de ingresos a tres aplicaciones.

    Creación solicitud

    En caso de no diligenciar adecuadamente los campos que tienen carácter obligatorio se presentará el siguiente mensaje de error.

    Creación solicitud

    Después de diligenciar el formulario completo, se puede revisar la información y modicarla si es necesario, finalmente se pasa la solicitud para aprobación haciendo click en el botón "Enviar para Aprobación":

    Creación solicitud

    Una vez enviada la solicitud de aprobación, El jefe del área aprueba o rechaza la petición, si se aprueba se crea un caso automáticamente en el sistema Aranda, siendo atendida la solicitud, si se rechaza finaliza el proceso:

    Creación solicitud

    Una vez la cuenta esté creada o activa, la solicitud pasará a estado "En Proceso" donde se asigna los casos en Aranda para cada uno de los permisos autorizados, el caso de activación de cuenta de usuario pasa estado cerrado como se observa en la siguiente figura.

    Creación solicitud

    Cuando todos los casos de Aranda estén cerrados, todos los permisos habrán sido otorgados y la solicitud pasara a estado "Cerrado":

    Creación solicitud

    Cuando la solicitud es de tipo terminación de contrato, aparecerán dos campos nuevos que son Nombre de equipo y Placa de equipo.

    Creación solicitud

    BUSQUEDA DE SOLICITUDES

    Los registros de las solicitudes quedan guardados en la plataforma para poder ser consultados, la plataforma permite buscar y/o agrupar según cualquier campo, por ejemplo para agrupar las solicitudes según el tipo:

    Creación solicitud

    Cuando se activan los filtros como tipo las solicitudes se agruparan como aparece en la imagen, esto con el fin de realizar una búsqueda mas rápida.

    Creación solicitud

    También se pueden realizar filtros por estado con lo cual se puede verificar en que estado del proceso esta la solicitud.

    Creación solicitud

    Se puede buscar por el nombre del funcionario:

    Creación solicitud

    Se puede buscar por el número del contrato:

    Creación solicitud

    Se puede buscar por el tipo de solicitud:

    Creación solicitud

    El módulo permite crear un filtro de búsqueda, por ejemplo para buscar las solicitudes que fueron creadas después de alguna fecha en particular, se deben seguir los pasos que se observan en imagen:

    Creación solicitud

    De esta manera se da por terminado el proceso de creación de usuario para las diversas aplicaciones de la entidad y las áreas pueden hacer seguimiento a las solicitudes desde el modulo.