• PAA - Plan Anual de Adquisiciones

    Introducción

    La oficina asesora de planeación lidera la proyección del presupuesto y las necesidades aprobadas por la administración central. Desde las subdirecciones generales se ordena ajustar a nivel de contrato el plan operativo anual de inversión POAI desagregado en el plan anual de adquisiciones. Cada vigencia debe contar con un plan anual de adquisiciones definido, para esto la oficina de gestión corporativa lidera el proceso iniciando con la parametrización del plan anual de adquisiciones, esta parametrización debe ser informada a cada área para que realice el ingreso de las necesidades contractuales para la vigencia, donde se establecen unas fechas de programación de actividades y realización de pagos.

    Durante el proceso construcción del plan anual de adquisiciones se presenta los siguientes actividades:

    1. Las áreas presentan su requerimientos para el plan anual de adquisiciones a Planeación.
    2. Revisión, consolidación y ajustes por parte de la oficina de planeación de los requerimientos presentados por cada área.
    3. Presentación del Anteproyecto a la Secretaría de Hacienda para aprobación de presupuesto.
    4. Planeación informa a las áreas el presupuesto aprobado por la Secretaría de Hacienda para los ajuste correspondientes.
    5. Cada área debe realizar los ajustes correspondientes en los tiempos establecidos por planeación.
    6. Planeación revisa los ajustes realizados por cada área para la aprobación del plan anual de adquisiciones.
    7. Se inicia el proceso de ejecución del plan anual de adquisiciones.
    8. Durante el proceso 7 pueden existir modificaciones en cuanto a lo planeado.
    9. Si existes modificaciones estas deben ser revisadas y aprobadas por la Oficina de Planeación.
    10. Las modificaciones aprobadas son ajustadas dentro del plan anual de adquisiciones.

    Todo el manejo de la información enviada por cada área se consolida en el mismo formato. El seguimiento se realiza de manera manual con archivos ajustados según las necesidades de cada dependencia.

    Descripción de las Actividades

    El proceso realizar ingreso y seguimiento al plan anual de adquisiciones se requiere un sistema que permita el ingreso en línea de las necesidades del plan anual de adquisiciones para que estas queden consolidadas en tiempo real y se pueda realizar un seguimiento en cuanto a la ejecución de actividades y presupuesto. El objetivo de la planeación es que durante la ejecución del plan se cumpla con lo establecido.

    Proceso Realizar el Ingreso:

    Durante este proceso las áreas ingresan sus requerimientos ajustados al presupuesto aprobado según la vigencia. Estos requerimientos pueden tener los ajustes necesarios hasta que se realizace la aprobación de los mismos.

    Proceso Realizar Seguimiento:

    Para el seguimiento los requerimientos tendrán los siguientes estados, correspondientes al avance que se tenga: - Versión Inicial: estado en el cual las dependencias pueden realizar el ingreso de los items de requerimientos y a su vez pueden realizar los ajustes necesarios a cada item. - Aprobado: estado en el cual el item de requerimiento del área fue avalado por la Oficina de Planeación y el área puede iniciar con el proceso de estudios previos para la contrataciónn según lo establecido en el item. Durante este estado se pueden realizar solicitudes de cambio. - Solicitud de cambio: estado en el cual el item se encuenta en revisión por parte de planeación para la aprobación de los cambios solicitados por la áreas. - Radicado: estado en el cual se radica la documentación para el inicio de proceso contractual, esto es validado con el número y fecha de radicación desde el sistema Orfeo. - Contrato Suscrito: estado en el cual ya existe el Cerficado de Reserva Presupuestal y el contrato suscrito, esto es validado con el número de contrato y número CRP con el sistema SIAC y Stone. - Ejecución: estado en el cual ya existe el acta de inicio para el contrato relacionado, esto es validado con la fecha del acta de inicio desde el sistema SIAC. Mientras el item se encuentre en este estado se verificará con Stone los giros realizados relacionados al número de contrato y número CRP. - Ejecutado: estado en el cual ya existe el acta de finalización para el contrato relacionado, esto es validado con la fecha del acta de finalización con el sistema SIAC. - No realizado: estado en el cual se indica que no se realizó el requerimiento establecido, esto solo sucede desde los estados Borrador, Estudios Previos, Radicado y Contrato Suscrito.

    El cambio de estados muestra el avance en procentaje de cada requerimiento, siendo el estado Borrador el primer paso y el estado Ejecutado el último paso, igualmente se realiza una verificación de lo planeado con lo ejecutado a nivel de programación de fechas y valor de giros programados y realizados.

    Modelo de Sistema de Actividades

    Análisis de tarea primaria

    Entidades Identificadas

    Actividades Humanas del modelo primario

    Modelo Conceptual

    Definicion del Modelo

    Relación de Actividades

    Actividad 1: XXXX


    Sub-actividades: