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    Introducción

    El sistema permite que cada dependencia realice el ingreso de las necesidades contractuales, para iniciar con la planeación según la vigencia. Está diseñado bajo la plataforma OpenERP

    El link para el ingreso a la plataforma es: https://openerp.idu.gov.co/?db=openerp-idu

    La base de datos de producción es openerp-idu, la cual esta seleccionada por defecto. Usted debe autenticarse con su usuario y contraseña ya establecidas en el directorio activo del Instituto (usuario de red).

    En el momento de su ingreso accederá a la página principal donde encontrará el siguiente menú:

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    Para ingresar al Sistema de Ingreso y Seguimiento Plan Anual de Adquisiciones, debe seleccionar el menú Contratación donde encontrará acceso al siguiente menú:

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    Centro de Costo IDU: Listado de los centros de costo creados en Stone.

    Rubro de Funcionamiento IDU: Listado de los rubros de funcionamiento creados en Stone.

    Plan Anual de Adquisiciones: Listado de las vigencias creadas para el Plan Anual de Adquisiciones.

    Solicitudes Radicadas: Listado de ítems del Plan Anual de Adquisiciones Vigente que se encuentren en estado solicitud de cambio (adición de nuevo ítem, eliminación o modificación).

    Ítem Plan Anual de Adquisiciones: Listado de necesidades contractuales para el Plan Anual de Adquisiciones Vigente.

    Para obtener informes del Plan Anual de Adquisiciones, debe seleccionar el menú Informes donde encontrará acceso al siguiente menú:

    Exportar a Excel: Acción que permite exportar a Excel los ítems activo o las solicitudes radicadas en el Plan Anual de Adquisiciones según la vigencia requerida.

    Permite consultar los centros de costos creados en Stone, el cual es contiene información necesaria para la planificación de contratación. Los códigos del Centro de Costo tienen relacionados los campos de: Proyecto IDU, Punto de Inversión y Fase de Intervención.

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    Permite consultar los rubros de funcionamiento de la vigencia actual creados en Stone, el cual es contiene información necesaria para la planificación de contratación.

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    Permite consultar el Plan Anual de Adquisiciones creados por cada vigencia. La creación del Plan Anual de Adquisiciones es realizada por la Oficina Asesora de Planeación - OAP.

    El Plan Anual de Adquisiciones será habilitado para el ingreso y/o modificaciones de ítems durante los periodos que defina la Oficina Asesora de Planeación - OAP.

    En este Menú se visualiza cada una de las vigencias creadas.

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    Para consultar la información correspondiente a la vigencia, se debe dar click sobre la vigencia a consultar y se obtiene la siguiente vista:

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    Las vigencias manejan los estados de Inicial, Ejecución y Finalizado. El color azul indica el estado en el cual se encuentra el Plan para la Vigencia.

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    Inicial: Estado que adquiere el plan (Vigencia) en el momento de su creación. Durante este estado los usuarios pueden realizar adiciones y modificaciones de ítems. Igualmente el plan puede estar abierto o cerrado, mientras en plan este cerrado no se puede realizar ningún tipo de adiciones o modificaciones.

    Ejecución: Estado asignado al Plan (Vigencia) por la Oficina Asesora de Planeación, después de la revisión de ítems creados por los usuarios. Durante este estado los usuarios no pueden realizar ningún tipo de cambio directamente sobre el ítem, los cambios se deben realizar por Solicitud de Cambio y la adición de nuevos ítems por Solicitar Adición de nuevo Ítem. Igualmente el plan puede estar abierto o cerrado, mientras en plan este cerrado no se puede realizar ningún tipo de solicitud.

    Finalizado: Estado asignado al Plan (Vigencia) por la Oficina Asesora de Planeación, Este es el estado de cierre al Plan (Vigencia).

    Permite visualizar el listado de solicitudes radicadas de su dependencia.

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    Para consultar la información correspondiente al tipo de solicitud radicada, se debe dar click sobre la solicitud a consultar y se obtiene la siguiente vista:

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    Las solicitudes de cambio manejan los estados de Inicial, Radicado y pendiente de revisión, Pre-aprobado, Aprobado y Rechazado. El color azul indica el estado en el cual se encuentra la solicitud radicada.

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    Inicial: Estado que adquiere la solicitud en el momento de su creación.

    Radicado y pendiente de revisión: Estado que adquiere la solicitud en el momento que el usuario radica la solicitud. Durante este estado los usuarios pueden realizar cambios en la justificación de la solicitud radicada y sobre el ítem en solicitud de cambio. En este estado el usuario puede cancelar la solicitud radicada.

    Pre-aprobado: Estado asignado a la Solicitud por el Ordenador de Gasto, en el momento de la revisión de las solicitudes radicadas. En este estado los usuarios no pueden realizar ningún tipo de cambio sobre la solicitud radicada.

    Aprobado / Rechazado: Estado asignado a la Solicitud por la Oficina Asesora de Planeación, en el momento de la revisión de las solicitudes Pre-aprobadas por el Ordenador de Gasto. En este estado los usuarios no pueden realizar ningún tipo de cambio sobre la solicitud radicada.

    Permite consultar, crear, modificar y realizar seguimiento a las necesidades contractuales para el Plan Anual de Adquisiciones vigente.

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    El seguimiento al proceso del ítem se realiza por medio del cambio de estados, el color azul indica el estado en el cual se encuentra el item. Los ítems manejan los siguientes estados:

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    Versión Inicial: Estado que adquiere el ítem en el momento de su creación. Durante este estado los usuarios pueden realizar ajustes.

    Pre-aprobado: Estado asignado al ítem por el Ordenador de Gasto, después de su revisión. Durante este estado los usuarios no pueden realizar ningún tipo de cambio sobre el ítem.

    Aprobado: Estado asignado al ítem por la OAP, después de su revisión. Durante este estado los usuarios pueden realizar solicitudes de cambio sobre el ítem, las cuales serán revisadas por la OAP para aprobación.

    Radicado: Estado en el cual se radica la documentación para el inicio de proceso contractual, esto es validado con el ingreso del número de radicado Orfeo.

    Contrato Suscrito: Estado en el cual ya existe el Certificado de Reserva Presupuestal y el contrato suscrito, esto es validado con el ingreso del número de contrato y la selección de los números CRP relacionados al contrato.

    Ejecución: Estado en el cual ya existe el acta de inicio para el contrato relacionado, esto es validado con la fecha del acta de inicio desde el sistema SIAC, esta fecha es consultada por el sistema de manera automatizada. Mientras el ítem se encuentre en este estado se verificará con Stone los giros realizados relacionados al número de contrato y los números CRPs relacionados al ítem.

    Ejecutado: Estado en el cual ya existe el acta de finalización para el contrato relacionado, esto es validado con la fecha del acta de finalización con el sistema SIAC, esta fecha es consultada por el sistema de manera automatizada.

    No Realizado: Estado en el cual se indica que no se realizó el requerimiento establecido, esto es aprobado por la oficina de planeación cuando el usuario solicita eliminación del ítem.

    Solicitud de Cambio: estado en el cual el ítem se encuentra en revisión por parte del ordenador de gasto y planeación para la aprobación de los cambios solicitados por las dependencias. Los cambios sobre el ítem son de modificación, eliminación o solicitud de nuevo ítem.

    Permite realizar seguimiento a las solicitudes de cambio radicadas por medio de los estados:

    Radicada y pendiente de Revisión
    Pre-aprobada
    Aprobada
    Rechazada
    

    Permite aplicar filtros según el estado para la búsqueda de ítems de solicitud de cambio:

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    Para obtener informes del Plan Anual de Adquisiciones, debe seleccionar el menú Informes donde encontrará acceso al siguiente menú:

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    Exportar a Excel: Acción que permite exportar a Excel los ítems activo o las solicitudes radicadas en el Plan Anual de Adquisiciones según la vigencia requerida.

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    Debe seleccionar el tipo de reporte (Ítems Activos o Solicitudes de Cambio Radicadas), seleccionar el Plan Anual de Adquisiciones y luego dar click en el botón export. Se despliega la siguiente ventana:

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    Para la descarga debe dar click sobre el link Descargar el cual obtiene el archivo en Excel del Plan Anual de Adquisiciones de su dependencia.