• Análisis de Actividades

    Registro y seguimiento Planes de Mejoramiento

    Introducción

    La formulación de los planes de mejoramiento es el instrumento para desarrollar acciones que permitan el mejoramiento continuo en los procesos del instituto, a través de metas específicas. Las acciones que sean formuladas deben estar orientadas a prevenir, detectar y corregir la ocurrencia de las causas que generaron las situaciones identificadas de manera interna o externa.

    La Oficina de Control Interno – OCI, monitorea y evalúa la ejecución y el avance de los planes de mejoramiento para asegurar su efectivo cumplimiento y la Implementación de las acciones de mejoramiento conforme con lo formulado; Igualmente realiza acompañamiento suministrando asesoría en la formulación de los planes de mejoramiento en lo referente a la metodología, teniendo en cuenta que la responsabilidad de la formulación y cumplimiento de las acciones es del área o áreas identificadas como responsables.

    La Oficina Asesora de Planeación – OAP, realiza el seguimiento periódico a la ejecución de los planes de mejoramiento con los organismos de control de acuerdo con las funciones a cargo. Las dependencias podrán solicitar a la OAP acompañamiento y asesoría en el proceso de formulación del plan de mejoramiento y ésta a su vez podrá realizar seguimiento y apoyar a las áreas en la ejecución de las actividades.

    Al finalizar la ejecución de cada Plan de Mejoramiento, la Oficina de Control Interno realizará una evaluación de la efectividad de las acciones formuladas con el fin de determinar el cierre de los hallazgos y acciones asociadas. Esta actividad se realizará mínimo una vez al año, conforme a la programación que establezca la Oficina de Control Interno.

    Definición del proceso

    Un sistema de registro de las acciones, actividades y demás atributos que conforman el Plan de Mejoramiento definido por la Entidad, así como el avance, acompañamiento, seguimiento, evaluación y monitoreo de dichas acciones; que sirva como herramienta para el establecimiento de mecanismos de control, alertas tempranas, observaciones y recomendaciones que permitan garantizar la efectividad en su cumplimiento.

    Entidades Identificadas (Responsables y tareas)

    Son las entidades que interactúan con el proceso o forman parte del mismo.

    Áreas Responsables (Cliente)

    Área a la que le corresponde liderar la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento.Se relacionan con el sistema mediante el registro del avance de las acciones a su cargo del plan de mejoramiento consolidando el reporte de las áreas corresponsables y el propio.

    Áreas Corresponsables (Cliente)

    Área de apoyo en la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento.Se relacionan con el sistema mediante el registro del avance de las acciones de las cuales son corresponsables del plan de mejoramiento.

    Oficina Asesora de Planeación – OAP (Actor)

    Área que realiza el acompañamiento a las áreas responsables y corresponsables con el fin de contribuir con el éxito de plan de mejoramiento minimizando el riesgo, generando alertas tempranas y participando activamente en la conciliación entre las áreas. Se relacionan con el sistema mediante la consulta de los registros de las áreas responsables, corresponsables y la OCI. Podrá solicitar a las áreas responsables y corresponsables la ampliación de la información y generación de reportes.

    Oficina de Control Interno – OCI (Actor)

    Área responsable del monitoreo, seguimiento y la evaluación de las acciones y del plan de mejoramiento. Podrá realizar labores de asesoría a todas las partes interesadas en todas las fases del plan de mejoramiento con el fin de aportar información para las formulaciones y ajustes de acciones. Dentro del contexto metodológico de los entes de control, sin comprometer su independencia. En su rol de relación con los entes externos, tiene a cargo la relación y comunicación directa con los organismos de control y sirve como enlace y puente en la gestión y documentación de avance y cumplimiento con los organismos de control.

    CCCI o su similar (Actor)

    Hacer recomendaciones al plan de mejoramiento teniendo en cuenta el seguimiento y acompañamiento de las OAP y los informes preparados por la OCI. Se relacionan con el sistema mediante la generación de reportes.

    Dirección General – DG (Propietario)

    Responsable del plan de mejoramiento con los organismos de control en su conjunto. Su rol es de seguimiento y apoyo especial a aquellas actividades complejas y/o que requieran de la participación de otras entidades. Se relacionan con el sistema mediante la generación de reportes y consulta de los registros de las áreas responsables, corresponsables, la OAP y la OCI.

    Diagrama de actividades

    Descripción de las Actividades del proceso

    Actividad 1: Registrar Plan de Mejoramiento formulado y asignar el área responsable y corresponsable.

    Actividad 2: Dar por informados las áreas responsables y corresponsables y asignar de funcionarios encargados de reportar la información de avance.

    Actividad 3: Registrar mensualmente los avances por actividad.

    Actividad 4: Dar visto bueno por parte del directivo del área sobre el registro mensual de los avances por actividad.

    Actividad 5: Revisar por parte de la OAP los avances reportados por las áreas y registrar las observaciones al proceso.

    Actividad 6: Revisar por parte de la OCI los avances reportados por las áreas y tener en cuenta las observaciones al proceso realizadas por la OAP, para el monitoreo, registro de observaciones al seguimiento del proceso y con calificativo de avance.

    Actividad 7: Generar reportes e informes de los planes de mejoramiento.

    Actividad 8: Solicitar reformulación de actividades por parte del área y aprobación por parte del DG y OCI.

    Actividad 9: Registrar estado de la actividad a la fecha de compromiso de cumplimiento.

    Actividad 10: Definir el estado de la actividad al cierre según concepto del ente de control.

    Actividad 11: Generar alertas.

    Relación de Actividades: Entradas – Proceso – Salidas

    Screenshot

    Entorno y Restricciones

    Aquellos elementos externos al proceso, que se consideran dados, pero no obstante afectan su comportamiento.

    Elementos del Entorno - Informe definitivo de observaciones por parte de los ente de control. Plan de Mejoramiento formulado.

    Restricciones - Plan de Mejoramiento mal formulado. - Registro fuera de los tiempos de los avances realizados sobre la actividad. - No cumplimiento de los compromisos registrados en el Plan de Mejoramiento.