En esta sección abordaremos las distintas funcionalidades del Funcionario/Contratista que realizará la encuesta en el módulo Gestión del Conocimiento del sistema Odoo.
Ingresar al navegador y digitar la url openerp.idu.gov.co, donde se desplegará la ventana principal de Odoo,y dar clic en el link ubicado en la parte superior derecha Iniciar Sesión.
El sistema mostrará la siguiente ventana donde debe ingresar los datos de usuario y contraseña de red.
Al ingresar se presentará la ventana principal de la aplicación con los respectivos módulos de odoo asociados a su usuario, por lo anterior, debe seleccionar en la parte superior izquierda el link de Gestión del Conocimiento*.
Posteriormente, el sistema mostrará el modulo denominado Gestión del Conocimiento así:
Al ingresar al módulo, en la parte izquierda se despliega un menú, donde encontrará el módulo Gestión del Conocimiento al dar clic sobre la opción Encuesta, puede visualizar la encuesta asignada y el estado en el cual está.
En el menú de la parte izquierda encontraŕa el acceso directo para contestar la encuesta asignada.
Al dar clic en la opción Responder Encuesta el sistema mostrará la siguiente ventana:
Dar clic en el Link Realizar Encuesta
El sistema mostrará la siguiente ventana con el formulario establecido para la encuesta asignada
Desde este formulario puede dar respuesta a cada una de la preguntas realizadas, las cuales se encuentran divididas en secciones.
Si requiere tiempo para contestar las preguntas solicitadas, puede dar clic en el botón Guardar que se encuentra en la parte inferior del formulario
y continuar con la encuesta en otro momento, ingresando nuevamente al módulo como se indicó anteriormente.
Al finalizar la encuesta debe dar clic en el botón Marcar como Realizado
Posteriormente, se habilitarán las siguientes opcines: Descargar Formato y Subir Archivo
Con el fin de descargar el formato FOGAF124_ACTA_ENTREGA_Y_RECIBO_DE_CARGOS_V1 diligenciarlo, Convertirlo a PDF y adjuntar el archivo para las posateriores firmas correspondientes.
Una vez convertido el formato a PDF debe anexarlo dando un clic en la opción Subir Archivo
Posteriormente, dar clic en el botón Marcar como Realizado.
Una vez realizada la encuesta pasará por la validación del Gestor y Aprobación del jefe de área, si la encuesta es rechazada, deberá modificar las respuestas rechazadas y realizar nuevamente las acciones antes mencionadas.
Para saber si debe hacer correcciones a la encuesta, debe ingresar al módulo Gestión del Conocimiento así:
Y verificar el estado de la misma en la columna correspondiente, la encuesta debe estar nuevamente en estado Asignado
Posteriormente, ingresar a la encuesta y verificar la columna Respuesta Rechazada
Donde puede identificar rapidamente cual es la respuesta que debe ser corregida,y verificar la observación enviada por el Gestor o Jefe ingresaando a la pregunta.
Al ingresar a la pregunta el sistema mostrará la siguiente ventana que le permitirá conocer el motivo de rechazo
Una vez identificada la respuesta y verificada la observación deberá ingresar a la acción Responder Encuesta y realizar los pasos mencionados anteriormente hasta Macar como realizado la encuesta asignada.
Si no tiene preguntas en estado de rechazo, puede desplazarse a la parte inferior de la vista y encontrará la observación general o motivo de rechazo de la encuesta.
Ingresar al módulo Gestión del Conocimiento donde puede verificar que se encuentre en estado Aprobado la encuesta, y exportar la misma en formato PDF así:
Ingresar a la encuesta Aprobada
Dar clic en el botón Acción
Clic en la opción Crear Reporte
Clic en el botón Exportar Encuesta
Clic en el botón Descargar
El sistema guardará el archivo en el equipo y abrirá el mismo así:
