• Sistema de Gestión Proyectos de Intervención Urbanizadores

    Manual de usuario - Coordinador

    Introducción

    En esta sección abordaremos las distintas funcionalidades del usuario Coordinador en el módulo Gestión Proyectos de Intervención Urbanizadores del sistema Odoo.

    Acceso al Módulo

    Ingresar al navegador y digitar la url openerp.idu.gov.co, donde se desplegará la ventana principal de Odoo,y dar clic en el link ubicado en la parte superior derecha Iniciar Sesión.

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    El sistema mostrará la siguiente ventana donde debe ingresar los datos de usuario y contraseña de red.

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    Al ingresar se presentará la ventana principal de la aplicación con los respectivos módulos de odoo asociados a su usuario, por lo anterior, debe seleccionar en la parte superior izquierda el link de Zipa: gestión de proyectos.

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    Posteriormente, el sistema mostrará el modulo denominado Proyectos Intervención de Urbanizadores así:

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    Módulo Proyectos Intervención de Urbanizadores

    En la parte izquierda se despliega un menú, donde encontrará el módulo “Proyectos Intervención de Urbanizadores” y deberá seleccionar el Proyecto, también se pueden observar los proyectos que ya fueron creados y el estado en el cual esta cada proyecto.

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    Al seleccionar el proyecto requerido el sistema mostrará los datos básicos del proyecto y habilitará el botón Editar, para iniciar con el registro de la información relacionada con el mismo

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    Registro Resolución de Urbanismo

    Para ingresar la resolución de urbanismo, deberá diligenciar los datos en la pestaña resoluciones de urbanismo señalada a continuación y dar clic en el link Añadir Elemento

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    Debe diligenciar los parámetros exigidos para guardar la resolución de urbanismo y dar clic en el botón Guardar y cerrar

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    Una vez diligenciados los datos, se verá reflejado en el campo correspondiente resaltado a continuación:

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    Gestión Etapa Actual del Proyecto

    Para seleccionar o crear la etapa en la que se encuentra el proyecto, en la opción etapa, que se encuentra en la parte superior derecha del formulario o seleccionarla desde la opción etapa actual.

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    Si requiere crear la etapa se debe ingresar al proyecto dando clic en la opción Etapa.

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    Al ingresar se desplegará un nuevo menú en donde se visualizarán las etapas ya creadas para hacer seguimiento y se despliegan los iconos para crear nuevas etapas.

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    Debe dar clic en el botón Crear, la etapa a crear tiene campos obligatorios como son: Tipo y Estado.

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    En el campo tipo encontrará:

    Cada una de las etapas tiene estados, debe seleccionar el estado en el cual se encuentra la etapa. Por ultimo dar clic el botón Guardar.

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    Una vez creada la etapa se habilitan los campos para agendar visitas y crear los productos.

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    Si la etapa ya se encuentra creada deberá ingresar a la pestaña Detalles en el campo etapa Actual y realizar la selección de la etapa correspondiente.

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    Gestión Productos del Proyecto

    Para crear un producto debe ingresar a la etapa y dar clic en el link Producto.

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    El sistema mostrará los productos ya asignados o puede crear un nuevo producto dando un clic en el botón crear.

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    Se mostrará el formulario para crear el producto con campos obligatorios (componente, Tipo y sub-tipo), una vez diligenciado dar clic en la opción guardar.

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    Cada producto cuenta con cuatros (4) estados que son:

    Para pasar del estado Pendiente a Entregado, debe dar clic en la opción Marcar como Entregado.

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    Posteriormente, se habilitarán las opciones para Aceptar o Devolver el producto

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    Si el producto es Devuelto debe diligenciar el siguiente formulario que exigirá el numero de oficio generado Orfeo para realizar la devolución

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    Si el producto es aceptado, debe colocar fecha de terminación y el numero de oficio de aprobación generado en Orfeo, dando un clic en el botón editar, una vez diligenciado debe dar clic en el botón Marcar como Aceptado y clic en el botón guardar.

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    Debe tener en cuenta que para finalizar el proceso del proyecto, todos los productos deben estar en estado aceptado.

    Gestión Reuniones del Proyecto

    Para la creación y seguimiento de reuniones del proyecto, debe ingresar al proyecto donde encontrará habilitado el link “Reuniones”

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    Al ingresar en el vínculo de reuniones se desplegará una ventana con un calendario en el cual debe seleccionar fecha y hora de la reunión, una vez seleccione la fecha y hora el sistema permitirá editar la misma así:

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    Una vez digite el nombre de la reunión, se desplegará una nueva ventana en la cual se solicitarán campos obligatorios, los cuales deben ser diligenciados para tener claridad de la reunión.

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    Quedando registrada la reunión en el calendario así:

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    Adicionalmente, el calendario mostrará el listado de las reuniones que han sido agendadas y permitirá realizar el filtro al seleccionar cualquiera de las opciones de la parte superior derecha, para conocer el estado de cada reunión.

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    Cada reunión cuenta con cinco (5) estados que son:

    Estos estados pueden ser asignados de acuerdo, con lo realizado en cada reunión.

    Para cambiar el estado de la reunión puede ingresar a la reunión y en la parte superior derecha encontrará la opción para cambiar el estado, desplazando la reunión hasta el estado pertinente.

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    Es de aclarar, que una vez registrada la reunión esta será enviada por correo electrónico a los citados para la confirmación de la misma. Por lo anterior, una vez confirmada puede cambiar el estado de acuerdo con lo requerido (Atendida, Cancelada, No asistió)

    Para cambiar la vista de calendario y realizar filtros puede hacerlo desde la parte superior derecha, donde encontrará tres vistas (Calendario, Lista, Formulario) y la posibilidad de hacer filtro de búsqueda

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    Gestión de Tramos de Cesión del Proyecto

    Para la gestión de los tramos de cesión debe ingresar al proyecto asignado donde encontrará habilitado “Tramos de Cesión”

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    Al ingresar en el vínculo tramos de cesión, el sistema listará los tramos de sesión que ya están registrados y asignados.

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    Para crear un nuevo tramo para seguimiento, deberá dar un clic en el botón crear, donde el sistema desplegará el siguiente formulario.

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    Debe diligenciar los datos básicos del tramo, y posteriormente, añadir los elementos del tramo.

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    Es de aclarar, que cada tramo cuenta con elementos, por ejemplo (Calzadas, Ciclo Rutas, Andenes), y para añadir los elementos del tramo deberá dar clic en el link Añadir un Elemento Y diligenciar los datos básicos del mismo, finalizando con un clic en el botón guardar y cerrar.

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    Adicionalmente, cada Elemento cuenta con estructuras por ejemplo (Pavimento,Arcilla arenosa,Grava), y para añadir la estructura del elemento que pertenece al tramo, deberá dar clic en el link Añadir un Elemento.

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    El sistema mostrará la siguiente ventana,donde debe diligenciar los datos requeridos para registrar la Estructura

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    Una vez registradas la estructuras requeridas, debe finalizar con un clic en el botón Guardar y Cerrar.