• Sistema de Gestión Proyectos de Intervención Urbanizadores

    Manual de usuario - Especialista

    Introducción

    En esta sección abordaremos las distintas funcionalidades del usuario Especialista en el módulo Gestión Proyectos de Intervención Urbanizadores del sistema Odoo.

    Acceso al Módulo

    Ingresar al navegador y digitar la url openerp.idu.gov.co, donde se desplegará la ventana principal de Odoo,y dar clic en el link ubicado en la parte superior derecha Iniciar Sesión.

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    El sistema mostrará la siguiente ventana donde debe ingresar los datos de usuario y contraseña de red.

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    Al ingresar se presentará la ventana principal de la aplicación con los respectivos módulos de odoo asociados a su usuario, por lo anterior, debe seleccionar en la parte superior izquierda el link de Zipa: gestión de proyectos.

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    Posteriormente, el sistema mostrará el modulo denominado Proyectos Intervención de Urbanizadores así:

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    Módulo Proyectos Intervención de Urbanizadores

    En la parte izquierda se despliega un menú, donde encontrará el módulo “Proyectos Intervención de Urbanizadores” y deberá seleccionar el Proyecto que se encuentra en proceso, también puede observar los proyectos que fueron creados y el estado en el cual esta cada uno.

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    Gestión Reuniones del Proyecto

    Desde esta opción puede realizar la creación y seguimiento de las reuniones del proyecto.

    La creación de la reunión debe hacerla desde el proyecto asignado así:

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    Al ingresar en el vínculo de reuniones se desplegará una ventana con un calendario en el cual debe seleccionar fecha y hora de la reunión, una vez seleccione la fecha y hora el sistema permitirá editar la misma así:

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    Una vez digite el nombre de la reunión, se desplegará una nueva ventana en la cual se solicitarán campos obligatorios, los cuales deben ser diligenciados para tener claridad de la reunión.

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    Quedando registrada la reunión en el calendario así:

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    Adicionalmente, el calendario mostrará el listado de las reuniones que han sido agendadas y permitirá realizar el filtro al seleccionar cualquiera de las opciones de la parte superior derecha, para conocer el estado de cada reunión.

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    Cada reunión cuenta con cinco (5) estados que son:

    Estos estados pueden ser asignados de acuerdo con lo realizado en cada reunión.

    Para cambiar el estado de la reunión puede ingresar a la reunión y en la parte superior derecha encontrará la opción para cambiar el estado, desplazando la reunión hasta el estado pertinente.

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    Es de aclarar, que una vez registrada la reunión esta será enviada por correo electrónico a los citados para la confirmación de la misma. Por lo anterior, una vez confirmada puede cambiar el estado de acuerdo con lo requerido (Atendida, Cancelada, No asistió)

    Para cambiar la vista de calendario y realizar filtros puede hacerlo desde la parte superior derecha, donde encontrará tres vistas (Calendario, Lista, Formulario) y la posibilidad de hacer filtro de búsqueda

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    Gestión de Visitas del Proyecto

    Para crear una visita, debe ingresar al proyecto, a la etapa y encontrará el link Visitas

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    Al ingresar se desplegarán las visitas ya asignadas, o puede crear una nueva dando clic en el botón crear.

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    Al ingresar el sistema mostrará el siguiente formulario con campos obligatorios como son: Asunto, Especialista y fecha, una vez seleccione dichos campos puede dar clic en el botón guardar.

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    Adicionalmente, puede documentar la visita diligenciando la información básica de la misma como es el acta ,la observación y el registro fotográfico , dando clic en la opción de editar.

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    Una vez se habilite la opción para modificar la reunión, se habilitará la casilla de texto para realizar las observaciones pertinentes así:

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    Dando un clic sobre la pestaña registro fotográfico, encontrará el link “Añadir un Elemento” donde puede adicionar un nuevo registro fotográfico.

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    Al dar clic el sistema mostrará el siguiente formulario, que debe ser diligenciado en su totalidad adjuntando la foto correspondiente al registro y describiendo cada uno de los datos básicos del mismo, una vez sea diligenciado debe dar clic en el botón guardar y cerrar.

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    También, puede adjuntar el acta de la visita, dando un clic en el botón seleccionar y realizando la búsqueda del archivo en su equipo, una vez seleccionado dar clic en abrir, y guardar los cambios antes realizados.

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    Cada Visita cuenta con tres (3) estados que son:

    Estos estados pueden ser asignados de acuerdo, con lo realizado en cada Visita.

    Para cambiar el estado de la Visita, puede ingresar a la misma y en la parte superior derecha encontrará la opción para cambiar el estado, desplazando la Visita hasta el estado pertinente.

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    Es de aclarar, que no puede editar y tampoco cambiar el estado de la visita , si está a sobrepasado los cinco (5) días hábiles desde la fecha en la que fue programada, si se requiere realizar cambios, el único autorizado para habilitar estos, es el usuario Administrador del módulo.